A falta de emissão de nota fiscal pode causar sérios problemas aos empresários, mas muitos não sabem muita coisa sobre o assunto e acabam deixando tudo nas mãos do contador. É claro que esse apoio é importante, mas também é preciso conhecer alguns detalhes e adotar práticas que possam evitar dor de cabeça mais tarde. Estar atento às obrigações da empresa é extremamente necessário e, por isso, todo empreendedor deveria conhecer as diferenças entre os tipos e notas e cupons fiscais eletrônicos.
NF-e
A Nota Fiscal Eletrônica é a boa e velha NF-e, emitida e armazenada de maneira eletrônica e serve para oficializar as operações de circulação de mercadorias ou de prestação de serviços. A NF-e não deve ser vista como um empecilho burocrático, mas como um documento que pode ajudar muito na tomada de decisões gerenciais, já que ela está cheia de informações precisas e preciosas sobre seus clientes e fornecedores. Estamos acostumados a ver a NF-e quando vendemos ou compramos produtos. É representado por um arquivo XML e é identificada unicamente pela Chave de Acesso, um número de 44 dígitos.
ECF
É o sistema Emissor de Cupom Fiscal. Ele é ligado à impressora fiscal e possui um certificado digital próprio. Parece uma impressora comum, mas mantém tem uma memória para armazenar os cupons fiscais criados. É considerada de baixa segurança fiscal. Saiba mais no site da Sefaz-SP.
SAT ou SAT/CF-e
É a sigla para Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos. Esse sistema está operando desde novembro de 2014 e serve para documentar de forma eletrônica todos os arquivos e operações do comércio de varejo no Estado. Ele substitui as emissoras de cupons ficais (ECF) e deixa os trâmites legais dos tributos mais simples.
Não é preciso estar conectado a internet o tempo todo para que ele funcione. A transmissão das informações pode ser feita periodicamente para a Secretaria da Fazenda. Um único aparelho pode atender várias lojas.
NFC-e
Veio para substituir a necessidade da ECF, que dependia de impressoras homologadas pelo governo e eram mais caras. A cada venda as informações são transmitidas para a Secretaria da Fazenda e esses dados podem ser consultados depois. O objetivo do uso da NFC-e é extinguir o cupom fiscal, dar mais segurança e agilidade para o fisco e também para o comerciante.
Segue a mesma estrutura da NF-e, com pequenas diferenças de informações e regras, mas idêntica em muitos pontos.
A emissão da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica também segue as mesmas regras da NF-e, precisando ter o certificado digital no padrão ICP Brasil e o CNPJ da empresa. Para usar o sistema é preciso estar conectado è internet, já que a transmissão de informações é simultânea. A empresa precisa estar cadastrada como emitente de nota fiscal eletrônica e com a inscrição estadual regularizada.
Também é necessário ter o equipamento do SAT ativo. Para não ter erros com códigos de mercadoria ou com a tributação, falta do XML das notas fiscais de entrada ou crédito indevido de ICMS é preciso usar um software de qualidade.
Obrigações fiscais
As obrigações de cada empresa podem variar conforme o ramo de atuação e o Estado em que ela está operando, por isso é importante consultar seu contador ou a própria Secretaria da Fazenda. No entanto, independente do tipo de documento que você deva usar, é importante lembrar que eles precisam obrigatoriamente ser armazenados por pelo menos cinco anos – caso contrário pode vir multa. Vale lembrar que não é lá muito seguro guardar todos os arquivos em uma pasta no seu computador, primeiro porque a organização seria dificílima, mas também porque se a máquina queimar, você corre o risco de perder tudo.
Fonte: arquivei.com.br
