O estoque sempre figura como um “bicho papão” na cabeça dos empresários, principalmente nas empresas menores.
Quando se pronuncia a frase: “tem que fazer o controle de estoque” gera um pânico geral em muitas mentes. Já se começa pensar em gente para gerenciar, em horas e horas para fazer os cadastros e lançamentos, mais um monte de horas para fazer o inventário dos produtos que já se tem no estoque para começar o controle, enfim, inúmeras mensagens negativas vem à cabeça.
Mas já se perguntou porque isso acontece? Será que é tão ruim assim?
Acredite ou não, você pode transformar essa ideia negativa admitindo que para gerir uma empresa existem várias tarefas difíceis e complicadas para executar. Esta não é a única, e talvez nem a mais difícil. A questão é que exige disciplina e atenção, mas isso é só no início. Depois de implantado, se ganha muito em tempo e principalmente em tranquilidade, bastando monitorar os processos que foram implantados. Um problema ou outro pode aparecer, mas serão pontuais e poderão ser resolvidos sem perder uma energia infinita.
Não existe êxito sem o árduo trabalho. É preciso começar. Não se deve pensar de início no todo, senão voltamos ao estágio do início: confusão mental e pensamentos negativos. Pense em etapas a cumprir a cada semana ou mês.
Se a pergunta que vem agora é: Como eu faço para ter um bom controle de estoque sem me sentir desesperado? A resposta é simples: Começando.
Comece:
- Conversando com o seu Contador para as dúvidas fiscais como impostos, código CEST, NCM e etc.
- Depois cadastre ou altere seus produtos de acordo com as informações já corrigidas. Aproveite a oportunidade para fazer uma limpeza nos cadastros de produtos que não serão mais utilizados. Isso evita ficar passando por itens desnecessários na hora de pesquisar. Você não pode excluí-los, mas pode inativá-los para que não apareçam mais na sua pesquisa
- Faça um mutirão e realize a contagem dos estoques existentes para iniciar as novas entradas de mercadorias.
- As entradas de mercadorias, se estiver utilizando um sistema poderá ser feita através do XML que otimiza estes lançamentos. Peça ajuda ao suporte do seu Sistema para utilizar esta ferramenta.
Uma rápida explanação do XML
A Entrada de Estoque via XML serve para automatizar a entrada de Produtos no Estoque. A DANFE é representação física da nota fiscal eletrônica e o XML é o arquivo enviado pelo seu fornecedor por e-mail. - As baixas são muito importantes para manter o estoque em dia, portanto, faça corretamente através das vendas e também das notas de acerto de estoque para produtos estragados, extraviados, etc.
Para o ramo alimentício, que produz no estabelecimento, existe a ficha técnica que retrata a quantidade dos ingredientes para fazer determinado produto. Você também pode pedir ao Suporte do seu sistema um auxílio para implantação deste item.
Caso não queira trabalhar com esta ferramenta, pode optar em fazer a baixa de estoque através da emissão de nota fiscal listando os ingredientes que irá utilizar para produzir. Esta dica serve também para quem utiliza o buffet a quilo. Sua contabilidade pode passar as instruções sobre isso também.
Quando as etapas estiverem caminhando, aí sim, você poderá refinar mais seu estoque, verificando giro de estoque, validade, rentabilidade, ou seja, produzir e promover o que traz mais retorno.
Seja otimista e pense no lado bom de ter um estoque em dia, sem preocupações com o que pode estar perdendo sem controle e sem estar de acordo com a parte fiscal. Se ainda assim, achar difícil, um treinamento pode esclarecer e dar maior confiança na hora de fazer. Converse com a equipe de seu sistema.
Comece a planejar hoje mesmo, sorria e mãos à obra!
