Se sua empresa trabalha com estoques, uma das tarefas mais importantes para ela é o levantamento do estoque físico, procedimento também chamado de inventário de estoque ou contagem de estoque. O objetivo deste procedimento é conferir os valores que estão registrados nos sistemas de controle com o que está fisicamente presente.
Parece simples, mas pode causar muita dor de cabeça se em determinado momento descobrir que o estoque físico está muito diferente do que consta em seu sistema. Quando do início das atividades, quando sua estrutura ainda não é tão grande nem complexa, pode parecer até indispensável. Mas com o passar do tempo, o negócio vai ganhando corpo, a contagem parece que nunca tem fim e, pior ainda, quando você finalmente consegue finalizá-la e confere com o sistema eletrônico da empresa, os números nunca são iguais.
Existem muitas formas de fazer o inventário. A seguir apontamos alguns passos facilmente praticáveis, para deixar o procedimento de inventário de sua empresa algo mais simplificado e garantido.
Identificar o melhor horário para a realização do inventário
Esta ação evita que você faça a contagem em horários impróprios com grande circulação de entrada e saída de mercadorias. Além de atrapalhar e tornar morosa a contagem, pode resultar em contagens incorretas tendo muitas entradas e saídas no momento da contagem para descontar.
Se for possível, faça aos finais de semana ou em feriados prolongados. Grandes redes varejistas fecham as portas para contagem de seus estoques. Isso garante que os resultados serão obtidos com exatidão e muito mais rapidamente.
Organize o espaço e os materiais antes da contagem
Organizando o setor dos estoques fará com o que o trabalho flua e seja executado mais rapidamente.
Procure manter sempre os produtos semelhantes próximos, agrupados por marca ou modelo. Calcule um bom espaço necessário para que os produtos não se misturem.
Faça a identificação dos espaços, etiquetando-os
Pense sempre em facilitar os trabalhos futuros. Com as prateleiras ou espaços de armazenamento devidamente identificados ficará mais fácil fazer a contagem ou uma auditoria.
Faça uma contagem minuciosa
Identifique visualmente item por item. Se forem caixas, conte cada item individualmente e procure pegá-las uma a uma, pois o peso pode ser diferente e você não enxergará isso. Uma caixa pode ter itens a mais ou menos que o indicado não garantindo na hora da venda a qualidade dos seus produtos e afetando de forma negativa a precisão do inventário.
Faça uma recontagem
Não deixe de conferir. Nem sempre esse procedimento será possível, ainda mais sem ajuda de recursos eletrônicos para tal. Mas se puder, faça uma recontagem para garantir que o seu sistema represente, de fato, o que está fisicamente guardado. Este procedimento ainda previne falhas humanas. É recomendado que, pelo menos duas pessoas façam o inventário, uma depois da outra.
Detalhe ao máximo os seus itens
Quando alguns produtos forem muito semelhantes, é importante que eles sejam bem diferenciados uns dos outros. Isso evitará problemas como a falta de produtos, pois pode induzir ao erro quando consultar o estoque.
Estabeleça a periodicidade do inventário
Estabeleça de quanto em quanto tempo o inventário de estoque será realizado na empresa: quinzenalmente, mensalmente, a cada dois meses. Isso depende de cada negócio em particular, o importante é respeitar essa frequência.
Determine uma rotina de Backup
Faça backup não só de seu sistema de estoque, como também de todas as informações importantes. Verifique o melhor horário e qual periodicidade para realizar o backup de suas informações (todos os dias, 2 vezes por semana, a cada 15 dias). Isso vai depender da quantidade de dados que sua empresa movimenta. Lembre-se, equipamentos e sistemas podem dar algum problema em algum momento. Evite prejuízos com retrabalhos mantendo sua rotina de backup.
Com estas etapas realizadas, você sempre estará tranquilo em relação ao seu inventário de estoque, tanto em quantidade quanto em qualidade. E o procedimento de contagem de estoque não será mais um momento de dificuldade e, sim, apenas mais uma tarefa rotineira.
Pode ser realizado manualmente com uma planilha de excel, mas atualmente, a grande maioria já possui sistema para este controle, a questão é se está utilizando ou mesmo se o faz corretamente.
Referencias: Osmar Vinci Filho – Blog
