Escolher um sistema que automatizará as rotinas da empresa e gerará informações cruciais para a gestão do negócio é uma tarefa que requer dedicação e paciência, afinal é o tipo de aquisição que não se faz todos os dias e, quando feita, demanda investimento significativo em treinamento e adaptação do software à empresa e da empresa ao software.
Ao adotar um sistema admite-se que haverá mudanças culturais dentro do estabelecimento no que diz respeito à forma de gestão e operação das rotinas diárias.
Uma vez implantado e superadas as dificuldades iniciais, o software passa a fazer parte do cotidiano de todos e fica incorporado à cultura da empresa.
O sistema de gestão fará parte da operação da empresa como outras ferramentas e equipamentos e para que sua escolha seja o mais acertada possível deve-se considerar aspectos como:
Experiência
Significa, basicamente, perguntar-se o quanto a produtora do software conhece do ramo de atividade no qual sua empresa está inserido.
É preciso saber se quem produz e revende o sistema é capaz de entender com profundidade as necessidades de quem utilizará o sistema e se tem interesse legítimo em permanecer neste mercado ou se apenas “vende também” para este mercado.
A experiência também é importante porque o sistema inevitavelmente incorporará conhecimentos que serão úteis para a sua empresa.
Adaptabilidade/Aderência
Não existem dois estabelecimentos exatamente iguais, pois os gestores e situações envolvidas não se repetem.
Sendo assim, um sistema tem um nível de aderência para cada estabelecimento e quanto mais perto de 100% melhor.
Não tendo 100% de aderência é importante saber o quanto a produtora está disposta a ajustar o sistema para atingir às necessidades da sua empresa.
Suporte
Esta talvez seja a questão mais importante a ser considerada no momento da compra.
É preciso saber como sua empresa será atendida no caso de problemas de diversas naturezas que podem vir a ocorrer. O contrato de manutenção deve especificar claramente o que é coberto por ele.
O suporte é sempre o ponto crítico a ser considerado. A operação da empresa não pode parar por falta de suporte.
Não é incomum ouvirmos a frase “o sistema está fora” quando estamos aguardando o faturamento de uma carga, esperando na fila do banco, do mercado ou de uma loja.
Uma vez implantando e em uso o sistema é um ponto sensível e, muito frequentemente, é impossível manter a operação da empresa sem ele.
Custo
O custo de um sistema deve ser, para as empresas, posto em perspectiva. A questão aqui talvez não seja tanto o quanto o sistema custa e sim o quanto ele vale.
Relatos de empresas dos mais variados ramos de atividade dão conta de que sistemas de gestão e automatização de processos se pagam rapidamente.
A experiência também mostra que a automatização de processos traz resultados mais rápidos quando se fala de retorno sobre o investimento. Já os resultados dos sistemas de gestão demoram um pouco mais para serem percebidos. Talvez porque requeiram gestores preparados para extraírem o melhor do sistema.
Continuidade/Atualização
Empresas de todos os ramos de atividade iniciam e encerram atividades constantemente, e isso ocorre também com as produtoras de sistemas.
Assim, é prudente entender se estamos adquirindo um produto que, ao longo do tempo, se manterá no mercado e se a produtora será capaz de mantê-lo atualizado tecnológica e legalmente.
Legislação
Sistemas precisam atender à legislação em vigor em âmbito federal, estadual e municipal.
O não atendimento dos requisitos legais acarreta prejuízos para a produtora do sistema e também para o comprador, que neste caso específico é o que importa.
Então é importante assegurar-se de que se o sistema for utilizado para emissão de documentos fiscais como Cupom Fiscal (CF), Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e), Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Nota Fiscal Eletrônica de Consumidor (NFC-e) ou SAT, o sistema deve atender os dispositivos legais, ser devidamente homologado (PAF-ECF), bem como ter a capacidade de manter-se atualizado.
